Instructivo – Subida y Actualización de Datos
En Ventia, subir datos y actualizar datos son dos procesos distintos porque cumplen objetivos diferentes: subir datos crea contactos nuevos en tu base, mientras que actualizar datos modifica información de contactos que ya existen. Si usaras el mismo flujo para ambos casos, se generarían contactos duplicados o se perdería información ya cargada. Por eso Ventia los separa: así vos decidís con claridad si estás agregando algo nuevo o corrigiendo algo existente, y el sistema puede validar cada caso con sus propias reglas.
📤 Subir datos
Este proceso sirve para cargar contactos nuevos que todavía no existen en tu base.
Tenés dos métodos disponibles:
a) Plantilla por defecto
Descargá la plantilla estándar, que incluye todos los campos disponibles.
Completá los datos en ese archivo y subilo.
b) Crear plantilla propia
Seleccioná Crear plantilla y cargá tu Excel base.
El sistema te va a pedir que matchees las columnas de tu archivo con las columnas de Ventia.
Una vez creada la plantilla, subí nuevamente el mismo Excel para cargar los datos.
⚠️ Errores comunes al subir datos
Teléfono repetido
Contacto ya existente en la base
Teléfono inválido
Email inválido
Todos estos errores se pueden descargar en un Excel para que los revises y corrijas.
Importante antes de subir tu base
Nombre: es un campo requerido.
Teléfono: formato obligatorio, sin espacios ni símbolos: 59895123456.
Si el contacto tiene más de un número, separalos con coma y espacio: 59895123456, 59895123455.Vendedor: es un campo requerido. Para asignarlo, ingresá el correo de logueo a Ventia del usuario (por ejemplo, usuario@getventia.com).
Si no querés asignarlo a nadie, usá "new".Origen: es un campo requerido. Podés usar uno ya existente en el sistema o crear uno nuevo desde la misma carga.
Campos adicionales: deben coincidir exactamente con lo que figura en Ventia, incluyendo mayúsculas, minúsculas y tildes. Por ejemplo, "Producto" y "producto" se consideran valores distintos.
🔄 Actualizar datos
Este proceso sirve para modificar información de contactos que ya están en tu base, sin crear duplicados.
Ahí vas a encontrar dos configuraciones clave:
Campos a actualizar: elegí qué campos querés modificar y definí el modo de actualización:
Sobrescribir completamente
Sobrescribir solo si el campo no tiene valor
Sobrescribir solo si el campo ya tiene valor
Campos identificadores: elegí qué campo vas a usar para identificar cada contacto en tu base. Recomendamos usar el número de teléfono si en tu empresa es un campo único o en cualquier caso, el ID de Ventia, ya que son los datos más confiable para evitar duplicados.
Recuerda que el ID de Ventia es el identificador único de un contacto, Ventia lo auto genera cuando se crea el contacto.
Una vez configurado, hacé clic en Siguiente y descargá la plantilla de actualización para cargar tus datos.
Si el contacto ya existe en el sistema (según el campo identificador elegido), sus datos se actualizan.
Si no existe, Ventia genera un Excel con los errores detectados para que puedas revisarlos.